Servicio al cliente ¡una forma de vida!
En muchas ocasiones, al llegar a diferentes lugares, tanto a estudiar, comer, comprar algo o pasear, hemos tenido la oportunidad de ser atendidos por diferentes personas. Si hiciéramos una encuesta sobre el servicio que hemos recibido, posiblemente tengamos resultados, no tan buenos. Puede ser tanto, por los productos que recibimos o aún más, por el trato que nos dio la persona que nos atendió en el lugar.
No importa la hora, ni el lugar, ni el producto. Lo importante es la experiencia que el cliente se lleva de lo vivido en el lugar, además de los comentarios que va a mencionar a otros, sobre su experiencia. De allí, la importancia de contar con protocolos y estar capacitados para Servir a nuestro Cliente.
Por lo tanto, cabe mencionar que en esta unidad, tendrá la oportunidad de desarrollar conocimientos, habilidades y conductas para servir al cliente, con la orientación respectiva. Esta habilidad es altamente deseable a nivel laboral y en su vida diaria, por lo que se le solicita poner en práctica todo lo aprendido, para que el Servicio al Cliente, lo adopte como una forma de vida.
Conceptos de Clientes
Internos
Es aquella persona que tiene relación con el negocio o la Empresa. Y también puede ser una persona que labora dentro del negocio o Empresa, tanto como jefe o colaborador. En el entorno familiar, es la propia familia, la que vive en casa.
Externos
Un cliente es una persona o entidad que compra los bienes y servicios que ofrece una empresa. bastante significativos. Así mismo, es la persona que en algún momento requiera algo o necesite algo, y nosotros podemos ser esa persona que cumpla con requerimientos/necesidades.
Concepto de Servicio
Se puede denominar a la actividad y consecuencia de servir, en algún requerimiento o necesidad de la otra persona. Para ello, se requiere observar alrededor, podemos ver diferentes formas de servir, desde ayudar a alguien a caminar, recoger algo que se cayó, dar nuestro asiento en el bus a alguien más, apoyar en tareas en familia, tomar iniciativa en servir, entre otros.
Concepto de Servicio al Cliente
Es la atención y servicio que ofrece una empresa para relacionarse con sus clientes. Es un conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece la empresa con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo.18 No solamente se da en una empresa, sino también en nuestro alrededor: vecinos, familia, centro educativo, iglesia, lugar de trabajo, negocio, entre otros
Para llevar a cabo, formas o estrategias efectivas para servir al cliente, se enumeran los factores que intervienen en el servicio al cliente:
Calidad del producto o servicio
Trato Amable
Personalizado
Tiempo
Orientación a Resolver
Seguridad
Imagen Profesional
Importancia del Servicio al Cliente
- Somos hechos para servir, para apoyar requerimientos/necesidades de otros.
- Así como nos gusta que nos apoyen y cumplan nuestros requerimientos, así podemos servir a otros.
- Como valor agregado, para acompañar el producto que se ofrece al cliente.
- Como diferenciación, para fidelizar a nuestros clientes internos y externos.
- El cliente actual, es altamente exigente, no solamente busca un producto o servicio, sino una atención adecuada, personalizada y que le resuelvan. Lo anterior, incluye a todas las personas, aún dentro de nuestro entorno familiar.
- Si el cliente queda insatisfecho, la probabilidad que hable mal a otras personas, es muy alta y puede costarle mucho dinero al negocio, familia, centro educativo o Empresa, hacer nuevos clientes.
- Si la persona que requiere nuestro servicio está satisfecha, es más probable que vuelva a adquirir nuestro producto o servicio y generemos excelentes relaciones interpersonales.
Características de la estrategia de atención y servicio al cliente:
- Que el Servidor, esté presto a brindar apoyo y ayuda al Cliente de forma activa.
- Mostrar siempre disposición a satisfacer sus necesidades, escuchar con atención y documentar sus requerimientos.
- Canalizar requerimientos al lugar o persona adecuada.
- Atender consultas y tomar en consideración sugerencias para que el cliente valore la calidad en el servicio que ofrecemos.
- Actuar con rapidez ante los diferentes requerimientos
- No hacer esperar al Cliente y reducir tiempos de espera.
- Ofrecer alternativas y brindar el tiempo necesario para escuchar sus requerimientos.
- En cualquier escenario, sea personal, telefónico o virtual, utilizar las frases “Señor, señora”, para que sepa a dónde va dirigido el mensaje.
- Cumplir con las condiciones acordadas del producto
Estrategia de Servicio al Cliente
Técnicas importantes aplicadas al servicio al usuario
Escuchar con atención
En el primer contacto, debemos utilizar la escucha activa, para escuchar sus requerimientos y necesidades del Cliente. Evitar interrumpir, a menos que sea para confirmar el mensaje.
Mostrar empatía,
siendo coherentes en manejo de comunicación asertiva, tanto de forma oral, no verbal y escrita.
Comunicación asertiva.
Escuchar activamente, comprender mensaje o realimentarlo si hay dudas. Expresar con claridad y sin rodeos.
Resolver
Lo que el Cliente requiere son soluciones a sus requerimientos, en vez de excusas. Identificar necesidad y orientar a resolver.
Manejo de emociones:
Tal y como se trabajó en sesiones anteriores, se requiere una adecuada Gestión Emocional para conocernos, y autocontrolar nuestras emociones en beneficio tanto propio como de nuestros Clientes.
Protocolo para servicio al usuario de forma presencial:
En el contacto inicial
- Hacer contacto visual con el usuario desde el primer momento.
- Saludarlo, expresar el deseo de servirle.
- ¿En qué puedo servirle?
Durante el Servicio
- Escuchar con atención las necesidades del Cliente.
- Asesorar correctamente al Cliente, garantizar su satisfacción
- Siempre dar respuesta, o redireccionar a quien corresponda, para darle el mejor servicio.
- Expresar el gusto por servirle.
Protocolo para servicio al usuario de forma telefónica:
- Respuesta rápida o inmediata. Es importante contestar el teléfono lo antes posible, intentando que no suene nunca más de tres veces para contestar.
- Claridad del mensaje. Es necesario tomar en cuenta que todo mensaje debe ser claro y preciso, utilizando voz adecuada y con volumen adecuado.
- Saludar cortésmente. De acuerdo a cómo inicia la conversación telefónica, es muy probable, la forma como termine. Se sugiere iniciar cualquier conversación saludando a la persona que se comunica de forma agradable. Dar la bienvenida y hacer sentir cómodo al Cliente.
- Preguntar ¿En qué puedo ayudarlo? Mostrarse atento, seguro, dispuesto y servicial. Demostrar interés al consultarle o preguntarle motivo de llamada, para dirigirlo hacia donde se requiera.
- Escucha activa. Para descubrir lo que el Cliente requiere o necesita.
- Papel y lápiz a mano. Tener al alcance donde apuntar y tomar mensajes claros, con nombre y números de teléfono para entregar mensajes efectivos y correctos.
- Si el tiempo de responder o traslado se tardará, se requiere disculparse con el Cliente y verificar si desea seguir esperando.
- Acompañar la espera con música adecuada. Para que su espera sea agradable.
- Brindar soluciones y respuestas concretas. Para no hacer perder el tiempo y orientarlo hacia resolver
- Agradecer su llamada, para dejar una imagen positiva de la persona que lo atendió y permitir que el cliente cuelgue primero la llamada para que siempre se deje una excelente impresión de Servicio al Cliente.
Protocolo para servicio al usuario de forma virtual
- Este canal integra todos los medios de servicio al Cliente de forma electrónica, virtual o con tecnologías de información. Se requiere poner en práctica lo indicado para el Servicio al Cliente:
- Contar con canales de servicio al cliente efectivos, que estén a nuestra mano para atenderles de forma inmediata y no hacerlos esperar.
- Recibir mensajes, correos electrónicos, y escuchar al cliente para obtener información sobre sus requerimientos/necesidades.
- Brindar respuesta completa, definir los problemas del Cliente y soluciones requeridas y darle indicaciones sobre pasos a seguir por medios electrónicos.
- Darle seguimiento al Cliente, en vez de esperar que él nos contacte.
- Ser honesto, claro y conciso en respuestas
- Al contestar un correo electrónico, se debe incluir el mensaje original del Cliente para entrar en contexto el tema.
- Revisar la ortografía, signos de puntuación y coherencia del mensaje antes de enviarlo. Así como evitar mensajes que se escriban en mayúscula, debido a que no es correcto y se puede interpretar, como si se estuviera gritando de forma virtual.