Elaboración de presupuesto

Es organizar y planear las actividades que se van a realizar, contemplando sus insumos y valores en dinero.

Presupuestos Aplicaciones y Tipos

Entendemos como presupuesto, a un plan de operaciones y recursos de una actividad para lograr en un periodo los objetivos propuestos, este de expresa en términos financieros (monetarios). Se podría decir que es organizar y planear las actividades que se van a realizar, contemplando sus insumos y valores en dinero. El presupuesto permite realizar diferentes actividades dentro de la administración de un emprendimiento o negocio.

Utilidad de un Presupuesto

El presupuesto es una herramienta que permite planificar, coordinar, controlar y evaluar las diferentes acciones, actividades, operaciones y recursos de un emprendimiento o negocio.

Planeación

Permite planificar diferentes acciones, actividades, operaciones y recursos de un emprendimiento o negocio y, por tanto, permite anticiparse a posibles acciones, hechos y de esta forma reducir los riesgos. Es importante ver en todo momento que es algo supuesto y que esté no debe ser rígido, pero si darnos una idea clara de hacia dónde se dirige el negocio. Por ejemplo, pueden haber presupuestos de compras, el cual ilustra los gastos que se incurran para la compra de insumos; de ventas, el cual nos indica el flujo de recursos financieros que deben ingresar al negocio para realizar las actividades previstas. Si el negocio es de fabricación de algún producto permite planificar su elaboración.

Coordinación

Es una guía para coordinar diferentes acciones, actividades, operaciones y recursos de un emprendimiento o negocio lo que nos permite armonizar e integrar todas las áreas del negocio. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de fabricación, se deben coordinar el área de compras, ventas y el de operaciones, en el caso de un pequeño emprendimiento, todo lo hace una sola persona, pero le ayuda a tener claro las acciones a realizar a fin de cumplir con sus objetivos.

Control y evaluación

En la administración de un negocio una de las acciones más importantes es el control y evaluación ya que permite revisar si lo realizado realmente, da el resultado esperado y si se logró cumplir con el presupuesto. Por ejemplo, permiten saber si en algún momento se ha gastado más de lo que ha ingresado, y como se utilizaron los ingresos obtenidos, y poder tomar acciones de corrección y continuar.

TIPOS DE PRESUPUESTO

Muestra el pronóstico de las ventas de un negocio en términos de dinero para un periodo determinado. Es el principal y con base a este se elaboran el resto de los presupuestos. Para elaborar este presupuesto se debe saber los costos de los productos a vender, el precio de venta, los gastos del negocio y hacer una proyección de cuanto se debe vender.
De la mano del de ventas va el de cobros, ya que vender sin recibir el dinero lleva al negocio a la quiebra, esto debe considerar el criterio de cobro, por ejemplo, si es sólo venta en efectivo, si hay crédito (a partir de qué monto, por cuánto tiempo), si se reciben tarjetas de crédito o débito (a partir de qué monto y si tiene o no recargo). Se recomienda que un pequeño negocio o emprendimiento trabaje exclusivamente con efectivo para no quedarse sin capital de trabajo.
Muestra por medio de un plan las compras de insumos que hay que realizar, indicando el tipo, cantidad, precio; el período de este debe coincidir con el de ventas. Es importante que para todas las compras se cuenten con al menos dos proveedores para garantizar en alguna medida que se pueda comprar los productos, mantener precios y de ser posible contar con crédito.
Como todo negocio hay tanto ingresos como egresos, por lo que planificar el pago a los proveedores es de importancia para garantizar contar con los productos; este está relacionado con el de compras y la política de cobros.
Es el pago de los gastos fijos, o sea, agua, luz, teléfono, internet, alquileres, útiles de oficina, personal que apoya y el mismo emprendedor, entre otros. Para garantizar que el negocio no quiebre es importante que todos los que trabajan en él tengan un salario, de esta forma los gastos personales no son pagados por el negocio.

Beneficios de Un Presupuesto

Desde el punto de visto emprendedor para que un negocio se gestione en forma eficiente es indispensable contar con un prespuesto. Los beneficios que proporciona es que permite fijar objetivos, planear recursos, coordinar estrategias, acciones a seguir y controlar y evaluar los resultados obtenidos de las actividades realizadas. En la herramienta EP3 encontrará nueve beneficios para elaborar un presupuesto. Algunos beneficios de elaborar un presupuesto son:

Brinda al emprendedor una idea de las actividades o acciones a realizar y resultados a obtener ayudando a poder tomar decisiones de forma oportuna y con un dato real.

Un punto es pensar en objetivos y otro llevarlos a cabo, el presupuesto permite que haya una relación entre los objetivos y las acciones que se llevan a cabo para lograr los ingresos y las ventas necesarias.

Es una herramienta que nos permite saber si las personas que apoyan en el negocio están realizando bien sus funciones, por ejemplo, si el de ventas está logrando realizar las ventas suficientes para el ingreso de efectivo y no quedarse con producto.

Ayuda a saber si las personas que están apoyando en el negocio son las suficientes, no contar con menos ni con más, así determinar sus actividades y responsabilidades. Este no excluye al emprendedor.

Ayuda a manejar el dinero del negocio.

Ayuda a mantener todos los controles en orden y documentados.

Permite saber si se cuenta con todos los recursos necesarios para que funcione el negocio y evitar endeudarse o no cumplir con las ventas realizadas a los clientes y los pagos a los proveedores.

Permite conocer si se cuenta con los productos necesarios para la venta.

Ayuda al emprendedor a planificar y dar seguimiento a las actividades que se desarrolla.

Fases de Elaboración del Presupuesto

Hay dos fases para la elaboración de un presupuesto, la primera, determinar que datos necesitamos para poder elaborarlo, por ejemplo, los ingresos mensuales necesarios para el negocio y, el segundo, estimar los datos. Se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

1. Insumos necesarios

  • Estimación de los ingresos mensuales.
  • Estimación de los gastos fijos (alquileres, pago emprendedor, agua, teléfono, etc.) mensuales.
  • Estimación de los gastos generados por las actividades de la empresa o sea variables mensuales.
  • Estimar la cantidad de dinero necesaria para pagar.
  • Saber cuánto le queda al negocio de recursos, restar a los ingresos (ventas y cobros) los gastos (compras y pagos).

2. Como estimar los datos

  • Revisar los gastos que se tienen mensualmente, para poder hacer una comparación con los ingresos que se tengan.
  • Clasificar los gastos, por fijos y variables mensuales.
  • Definir muy bien las prioridades, por ejemplo, se quieren vender cinco productos diferentes, pero se tiene experiencia en dos, hay que enfocarse en ellos para garantizar los recursos y no quedarse con los productos.
  • Considerar un dinero de emergencia para casos de emergencia.
  • Revisar el presupuesto mensualmente.
  • Buscar apoyo en alguien de confianza para revisar el presupuesto a fin de que sea útil y se puede lograr.

Consideraciones del Presupuesto

Se ha indicado que todo presupuesto responde a una período de tiempo determinado, por lo que es vitar determinar el plazo, ya que todos los aspectos contemplados deben estar delimitados a este período. Esto también permite hacer una revisión y evaluación mensual o anual. En la herramienta EP5 encontrará los tipos de presupuesto por su período.
El período de tiempo que abarca un presupuesto depende de las actividades que realiza el negocio, es importante tomar en cuenta, que la elaboración de los presupuestos se va afinando con la experiencia, al inicio se pueden considerar elaborar presupuestos a corto plazo de acuerdo a lo que el emprendedor considere le sea útil.

A corto Plazo

Este tipo de presupuesto se elabora abarcando lapsos cortos, como un mes, un trimestre o un semestre. Puede responder a un presupuesto de mayor alcance. Es de utilidad para hacer evaluaciones mensuales, trimestrales o semestrales para poder direccionar las acciones que se están realizando en el negocio.

A Largo Plazo

Se considera un presupuesto que tiene un alcance mayor, por lo menos de 1 año. Este presupuesto es más complejo y requiere de basarse en información anterior para ser más predictivo. La herramienta más utilizada para elaborar un presupuesto es Excel, por su sencillez y por costos bajos, pero hay diversidad de software disponible, algunos pagados dependiendo del negocio.

Ejemplo de Presupuesto